Wie wählen Sie den richtigen Headhunter aus?

Kurz gesagt: Ein guter Headhunter kennt Ihren Markt, arbeitet mit Direktansprache, legt seinen Prozess, seine Diagnostik und seine Zeitplanung offen und sagt Ihnen klar, wer Ihr Mandat persönlich führt. Vergleichen Sie Anbieter nicht nach Versprechen, sondern nach Nachweisen: Referenzen, Reporting, Off-limits-Regeln und Begleitung nach dem Stellenantritt. Die Checkliste unten hilft Ihnen, mehrere Anbieter strukturiert nebeneinanderzustellen.

Warum lohnt sich eine sorgfältige Auswahl überhaupt?

Der Fachkräftemangel in der Schweiz hat sich laut Fachkräftemangel Index Schweiz 2025 der Adecco Gruppe und der Universität Zürich gegenüber dem Vorjahr um rund 22 Prozent abgeschwächt. Nur noch 4 von 32 Berufsgruppen gelten als Mangelberufe.

Für Führungspositionen heisst das nicht, dass die Suche einfacher wird. Mehr Bewerbungen bedeuten oft mehr Aufwand beim Sortieren, während die wirklich passenden Personen weiterhin in festen Anstellungen sitzen und aktiv angesprochen werden müssen. Eine Fehlbesetzung im Kader kostet ein Vielfaches des Honorars. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag zu den Kosten einer Fehlbesetzung.

Woran erkennen Sie einen guten Headhunter? 7 Kriterien

1. Markt- und Branchenkenntnis. Fragen Sie, welche vergleichbaren Positionen der Anbieter in Ihrer Branche und Region besetzt hat. Ein Blick auf veröffentlichte Referenzen zeigt, ob Erfahrung belegt ist oder nur behauptet wird.

2. Direktansprache statt Inseratverwaltung. Wo der Markt umkämpft ist, suchen die passenden Personen meist nicht aktiv und müssen direkt angesprochen werden. Das hält auch der Ratgeber von NZZ Jobs fest. Wer nur Inserate schaltet, erreicht die wechselbereiten Personen, nicht unbedingt die besten.

3. Wer führt das Mandat? Klären Sie, ob die Person aus dem Erstgespräch auch die Suche verantwortet oder ob sie an Juniorinnen und Junioren weitergegeben wird.

4. Transparenter Prozess und Reporting. Halten Sie Umfang, Zeitplan, Leistungen und Honorar schriftlich fest. Verlangen Sie einen Ablaufplan und regelmässige Statusberichte. Wie ein solcher Ablauf aussehen kann, beschreibt der Beitrag zum Executive-Search-Prozess.

5. Diagnostik über den Lebenslauf hinaus. Fragen Sie, mit welchen Instrumenten Persönlichkeit, Führungsverhalten und Motivation geprüft werden und ob die Verfahren wissenschaftlich fundiert sind. Ein strukturiertes Assessment reduziert das Risiko, sich von einem guten Auftritt im Interview leiten zu lassen.

6. Off-limits und Vertraulichkeit. Ein seriöser Anbieter sagt Ihnen, bei welchen Unternehmen er nicht abwerben darf, und spricht platzierte Personen nicht erneut an. Klären Sie zudem, dass Referenzen nur mit Zustimmung der Kandidatinnen und Kandidaten eingeholt werden.

7. Passendes Vertragsmodell. Bei der Vermittlung auf Mandatsbasis arbeitet der Anbieter exklusiv für Sie und ist verpflichtet, die Suche systematisch zu Ende zu führen. Die Vermittlung auf Erfolgsbasis eignet sich eher für Positionen, bei denen der Markt überschaubar ist und Sie parallel selbst rekrutieren.

Welche Fragen sollten Sie im Erstgespräch stellen?

• Welche vergleichbaren Positionen haben Sie in den letzten Jahren besetzt?
• Wer konkret recherchiert, spricht an und führt die Interviews?
• Bei welchen Unternehmen dürfen Sie wegen bestehender Mandate nicht suchen?
• Wie oft und in welcher Form berichten Sie über den Stand der Suche?
• Welche Diagnostik setzen Sie ein, und wie werden die Ergebnisse besprochen?
• Wie begleiten Sie die Einarbeitung, und was passiert, wenn die Person in der Probezeit geht?

Achten Sie auch darauf, welche Fragen der Anbieter Ihnen stellt. Wer Kultur, Führungsstil und Erwartungen an die neue Person nicht genau wissen will, sucht nach Lebenslauf. Typische Stolpersteine auf Unternehmensseite fasst der Beitrag zu Fehlern im Führungskräfte-Recruiting zusammen.

Wie schnell sollte ein Headhunter liefern?

Wie lange Stellen in der Schweiz offen bleiben, zeigt eine Studie von BSS und der KOF ETH Zürich im Auftrag des Schweizerischen Arbeitgeberverbands: Ein Stelleninserat ist im Schnitt 43 Tage online, der Median liegt bei 30 Tagen. Jedes zehnte Inserat bleibt länger als 100 Tage online. Bei ICT-Fachleuten mit Hochschulabschluss sind es durchschnittlich 52 Tage, bei Ingenieurinnen und Ingenieuren 57 Tage (BSS/KOF 2023). Für Kaderpositionen weist die Studie keine eigenen Werte aus. Hier kommen die diskrete Direktansprache und die Kündigungsfrist der gewählten Person dazu.

Unterschiede zwischen Anbietern zeigen sich deshalb weniger im Tempo der ersten Vorschläge als in der Stabilität des Ergebnisses. Fragen Sie nicht nur, wie schnell eine Shortlist kommt, sondern wie gründlich Motivation und Wechselbereitschaft vorher geprüft werden. Eine Zusage, die nach dem Vertragsangebot wieder zurückgezogen wird, kostet am meisten Zeit.

Wie vergleichen Sie Executive-Search-Anbieter fair?

Laden Sie zwei bis drei Anbieter zu einem Erstgespräch ein und geben Sie allen dasselbe Briefing. Bewerten Sie die Antworten anhand derselben Kriterien. Rankings können eine erste Orientierung geben: Die Auszeichnung «Beste Personaldienstleister» von Handelszeitung und Statista beruht auf Empfehlungen von HR-Verantwortlichen, Personalvermittlern und vermittelten Kandidatinnen und Kandidaten und unterscheidet Executive Search ab einem Jahressalär von 150'000 Franken als eigene Kategorie (Methodik 2023). Ein Ranking ersetzt aber nicht das Gespräch über Ihre konkrete Position.

Checkliste: Headhunter auswählen

• Anbieter hat vergleichbare Positionen in Ihrer Branche nachweislich besetzt
• Die Person, die das Mandat führt, ist namentlich bekannt und bleibt dieselbe
• Suche erfolgt über Direktansprache, nicht nur über Inserate
• Off-limits-Unternehmen sind offengelegt
• Umfang, Zeitplan, Leistungen und Honorar sind schriftlich festgehalten
• Reporting ist in Rhythmus und Form vereinbart
• Diagnostik ist definiert und wird mit Ihnen besprochen
• Referenzprüfung erfolgt strukturiert und mit Zustimmung der Kandidierenden
• Verdeckte oder offene Suche ist bewusst entschieden
• Begleitung über den Stellenantritt hinaus ist geregelt

Häufige Fragen

Wie viele Headhunter sollte ich gleichzeitig beauftragen?
Für Kaderpositionen empfiehlt sich ein exklusives Mandat. Mehrere parallel arbeitende Anbieter sprechen oft dieselben Personen an, was im Markt einen unruhigen Eindruck hinterlässt und die Vertraulichkeit gefährdet.

Was ist der Unterschied zwischen Executive Search und Personalvermittlung?
Executive Search ist eine mandatierte, systematische Suche nach Führungspersonen, meist über Direktansprache. Personalvermittlung auf Erfolgsbasis arbeitet häufiger mit vorhandenen Kandidatinnen und Kandidaten und wird erst bei erfolgreicher Vermittlung honoriert.

Kann ich Kandidierende auch ohne Suchmandat prüfen lassen?
Ja. Viele Anbieter bieten Eignungsdiagnostik auch für interne Kandidierende oder eigene Finalistinnen und Finalisten an. Das ist sinnvoll, wenn Sie selbst rekrutiert haben und vor dem Entscheid eine unabhängige Zweitmeinung möchten.

Über Avalect

Die Avalect GmbH in Zug begleitet seit 2007 Unternehmen bei der Besetzung von Fach- und Führungspositionen. Gründer, Inhaber und Geschäftsführer ist Roland Wäger, das Team besteht aus 7 Partnerinnen und Partnern. Handelszeitung und Statista haben Avalect 9 Mal in Folge als einen der besten Personaldienstleister ausgezeichnet. Für die Diagnostik setzt Avalect BIP, GPOP und LJI-2 ein, auf Wunsch auch ohne Suchmandat.

Möchten Sie Ihre nächste Besetzung besprechen? Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch unter +41 41 766 82 82 oder über avalect.ch/kontakt.

Quellen

• Adecco Gruppe Schweiz und Stellenmarkt-Monitor Schweiz der Universität Zürich: Fachkräftemangel Index Schweiz 2025, Medienmitteilung vom 27. November 2025. adeccogroup.com
• BSS Volkswirtschaftliche Beratung und KOF ETH Zürich im Auftrag des Schweizerischen Arbeitgeberverbands: Welche Stellenprofile sind von Fachkräftemangel betroffen? Analyse der Vakanzdauer von Stelleninseraten, 2023. bss.swiss
• NZZ Jobs: Fünf gute Gründe, warum es sich lohnt, einen Headhunter einzusetzen, 2020. jobs.nzz.ch
• Handelszeitung und Statista: Methodik «Beste Personaldienstleister» 2023. handelszeitung.ch